Doğru web ajansını seçmek için fiyattan önce süreci, sahipliği, desteği ve ölçümü konuşun. Aşağıdaki 15 soru, teklifleri karşılaştırmanıza ve sözleşmeye net maddeler yazmanıza yardım eder.
Daha Önce Benim Sektörümde Ne Yaptınız?
Portföy sunumu ile gerçek deneyim farklı şeylerdir. Bir ajans size restoran sitesi gösterip sanayi tipi vana satan bir işletmeye aynı kalıbı öneriyorsa dikkat edin. Sizin işinizde müşteri kararı nasıl veriliyor, bunu bilen ajans sorularından belli olur. Örneğin toptan gıda işinde fiyat listesi ve hızlı telefon tuşu önemlidir. Hizmet işinde ise güven, yorum ve net randevu adımı öne çıkar. Ajansa şunu sorun: benim işime benzer üç proje anlatın, her birinde müşterinin asıl sorunu neydi ve sonuç ne oldu. Genel cevaplar yerine sayfa yapısı, arama görünürlüğü ve dönüşüm gibi somut detaylar isteyin. Referans telefonunu çekinmeden isteyin. Ayrıca projelerin yayında olup olmadığını kontrol edin. Bazı portföyler eski ve kapanmış sitelerle doludur. Yayında olan iki siteyi telefonunuzdan açın. Hızlı mı açılıyor, menü anlaşılır mı, iletişim bilgisi hemen bulunuyor mu bakın. Kendi müşteriniz gibi düşünün. Bir hizmetler sayfasında hangi işlerin net yazıldığına da dikkat edin. Her şeyi yaparız diyen ajans yerine süreci açık anlatan ajans daha güven verir. Sektör deneyimi yoksa da olur, ama o zaman ajansın araştırma planı net olmalıdır. Rakip incelemesi yapacak mı, müşteri telefonlarını dinleyecek mi, keşif toplantısı kaç saat sürecek, bunları sorun. Bu soruların cevabı, işin şansa bırakılmadığını gösterir.
Teklifin İçinde Tam Olarak Neler Var?
En çok anlaşmazlık burada çıkar. Teklifte yazan site haritası, sayfa sayısı, dil sayısı, blog altyapısı, formlar, harita kaydı ve hız çalışması net olmalıdır. Size özel tasarım mı yapılacak, hazır tema mı düzenlenecek, bunu açık sorun. Her ikisi de olabilir, ama fiyat ve haklar değişir. Metinleri kim yazacak, fotoğrafları kim seçecek, logo ve kurumsal renkler nasıl kullanılacak, bunları tek tek yazdırın. Çoğu esnaf şunu yaşar: anlaştık sanır, sonra metin yazımı ekstra çıkar, İngilizce sayfa ekstra çıkar, hız çalışması ekstra çıkar. Teklifin sonu sürpriz listesine döner. Bunu önlemek için teslim listesini maddeler halinde isteyin. Ana sayfa, hakkımızda, hizmetler, ürünler, blog, iletişim ve yasal sayfalar dahil mi sorun. İletişim formundan gelen mesaj nereye düşecek, otomatik cevap gidecek mi, spam koruması var mı öğrenin. Yönetim paneli eğitimi dahil mi, kaç saat ve nasıl verilecek netleştirin. Ayrıca revizyon hakkını konuşun. Sınırsız revizyon gerçekçi değildir, ama iki veya üç tur revizyon makuldür. Revizyonun ne sayıldığını da sorun. Renk değişimi ile yeni sayfa istemek aynı şey değildir. fiyatlandirma sayfasındaki paketleri incelerken de aynı gözle bakın. Hangi kalem standart, hangisi ek ücret, tabloda işaretli mi kontrol edin. Teklifin geçerlilik süresini ve ödeme planını yazdırın. Peşin, ara ödeme ve teslim sonrası ödeme dengeli olmalıdır.
Site, Domain ve İçerik Kimin Olacak?
Bu soru küçük görünür ama yıllarca baş ağrıtır. Domain sizin adınıza mı alınacak, hosting hesabı kimin üzerine açılacak, yönetim panelinin tam yetkisi sizde mi olacak, bunları en başta konuşun. Bazı işletmeler yıllar sonra ajansla yolları ayrılınca sitesine giremediğini fark eder. Domain ajansın mailinde, hosting ajansın kartında kalmıştır. Kurtarmak haftalar sürer. Sözleşmeye şunu yazdırın: domain ve hosting müşterinin mülkiyetindedir, tüm şifreler teslim edilir. Tema ve eklenti lisansları kimin adına alınacak sorun. Ajansın lisansıyla çalışan site, ayrılıkta kilitlenebilir. Özgün tasarım ve yazıların kullanım hakkı sizde olmalıdır. Stok fotoğraf lisanslarının belgesini isteyin. Başkasının fotoğrafını izinsiz kullanmak ceza getirir. Yedekleme konusu da sahipliğe dahildir. Yedekler nerede duracak, ne sıklıkla alınacak, geri yükleme nasıl yapılacak öğrenin. Ajans değişse bile sitenizi taşıyabilmelisiniz. Taşıma desteğinin ücrete dahil olup olmadığını sorun. E-posta hesapları da unutulur. info@ adresiniz nerede açılacak, şifreleri kimde olacak netleştirin. Bu konuları daha detaylı incelemek için sahiplik rehberimize bakın: şifre ve yetki devir rehberi. Sahiplik net olunca hem siz rahat edersiniz hem de ajansla ilişki daha sağlıklı yürür. İyi ajans bu sorulardan kaçmaz, aksine sevinir.
Proje Süreci ve Teslim Takvimi Nasıl İşleyecek?
Net takvim olmadan proje sarkar. Ajansa şu akışı sorun: keşif, tasarım, yazılım, içerik girişi, test ve yayın adımları kaç hafta sürer. Her adımda sizden ne beklenecek, bunu da öğrenin. Fotoğraf ve logo gecikirse takvim nasıl etkilenir, baştan konuşun. Genelde gecikme iki taraflıdır. Ajans kodlamayı bitirir ama işletme metinleri göndermez, proje bekler. Bunu önlemek için içerik teslim tarihi net olmalıdır. Kimin neyi hangi gün vereceği yazılı olmalıdır. Haftalık bilgi akışı nasıl olacak sorun. Telefonla mı, mesajla mı, kısa toplantıyla mı ilerlenecek. Tek muhatap kim olacak, bunu netleştirin. Her hafta farklı kişiyle konuşmak yorar ve hata çıkarır. Tasarım onayı nasıl alınacak öğrenin. Ekran görüntüleri üzerinden mi, test bağlantısı üzerinden mi bakacaksınız. Test bağlantısı daha iyidir, çünkü telefonda gerçek haliyle görürsünüz. Yayın öncesi kontrol listesi var mı sorun. Form denemesi, telefon tuşu denemesi, harita bağlantısı, hız kontrolü ve yedekleme yapılmadan yayın olmamalıdır. Yayın günü ne olacak, site kapalılık süresi olacak mı öğrenin. Eski siteniz varsa yönlendirmeler konuşulmalıdır. Eski sayfalar yeni adreslere bağlanmazsa arama trafiği düşer. Takvimde küçük bir pay bırakın. Resmî tatil, fuar veya yoğun sezon gibi dönemleri hesaba katın. Sözleşmeye makul bir gecikme maddesi yazın. Ceza kadar çözüm yolu da önemlidir.
Destek, Bakım ve Ölçüm Nasıl Yapılacak?
Site yayına girince iş bitmez, asıl kullanım o zaman başlar. İlk ay küçük düzeltmeler çıkar. Telefon numarası değişir, fiyat güncellenir, yeni fotoğraf eklenir. Bu istekler nasıl iletilecek, kaç günde yapılacak, ücretli mi ücretsiz mi olacak sorun. Destek süresi çok önemlidir. Form çalışmıyorsa üç gün beklemek kayıptır. Kritik arıza ile normal güncelleme ayrımı yapılmalıdır. Kritik arızada müdahale süresi saatle, normal istekte günle ölçülür. Bakımın içine neler giriyor öğrenin. Güncelleme, yedekleme, güvenlik kontrolü ve küçük içerik değişimi dahil mi sorun. Aylık bakım ücreti varsa karşılığını net yazdırın. Ölçüm tarafını da konuşun. Ziyaretçi sayısı, form doldurma, telefon tıklama ve konum yol tarifi gibi veriler nasıl izlenecek. Ajans size sade bir rapor verecek mi, raporu nasıl okuyacaksınız öğrenin. Karmaşık grafikler değil, karar verdiren üç beş sayı lazımdır. Hangi sayfa arıyor, hangi hizmet soruluyor, bunları görmek istersiniz. Arama görünürlüğü için temel ayarlar yapıldı mı sorun. Sayfa başlıkları, açıklamalar, harita kaydı ve işletme bilgileri tutarlı olmalıdır. Sosyal medya ve mesaj hattı bağlantıları doğru çalışmalıdır. Destek bitince ne olacak, bunu da sorun. Kendi ekibiniz küçük güncellemeleri yapabilecek mi, eğitim videosu var mı öğrenin. İyi ajans sizi kendine bağımlı yapmaz, temel işleri öğretir. İletişim kanalı net olmalıdır, sorularınız için iletisim sayfasından bize de yazabilirsiniz.
Temsili uygulama örneği
Temsili hesap örneği; güncel fiyat veya gerçekleşmiş müşteri sonucu değildir.
Ankara Ostim'de 3 kişilik bir yedek parça dükkanını düşünelim. Ayda ortalama 180 telefon alıyorlar, çoğu fiyat soruyor. Eski siteleri yavaş, telefonda menü karışık ve form çalışmıyor. Yeni site için iki teklif alıyorlar. Birinci teklif 25.000 TL, iki haftada teslim diyor ama içerik, fotoğraf ve eğitim dahil değil. İkinci teklif 65.000 TL, altı haftada teslim diyor ve her şey yazılı: 12 sayfa, ürün listesi, telefon tuşu, mesaj hattı, harita kaydı, hız çalışması ve iki saat eğitim. Ucuz teklif cazip geliyor ama liste yapınca fark çıkıyor. Fotoğraf çekimi için dışarıdan 12.000 TL, metin yazımı için 15.000 TL ve harita işleri için zaman gerekiyor. Toplam 52.000 TL oluyor ve hâlâ destek net değil. İkinci teklifte ise her şey dahil ve ilk yıl bakım için ayda 2.500 TL yazıyor. Dükkan sahibi ikinci ajansa 15 soruyu soruyor. Domainin kendi vergi numarasıyla alınacağını, yedeklerin haftalık verileceğini ve form testinin videoyla gösterileceğini öğreniyor. Site yayına giriyor. Üç ayda telefon sayısı 180den 240a çıkıyor. Gereksiz aramalar azalıyor, çünkü sitede çalışma saatleri ve hizmet bölgesi net yazıyor. Ortalama iş tutarı 4.500 TL kabul edilirse, ayda 15 ek iş 67.500 TL ciro demektir. Site maliyeti birkaç ayda çıkıyor. Bu örnek her işte aynı sonucu vermez, ama hesabın nasıl yapılması gerektiğini gösterir. Fiyata değil, net işe ve ölçüme bakın.
Teklifleri Yan Yana Nasıl Karşılaştırırsınız?
Üç teklif alınca gözünüz karışabilir. Hepsini aynı tabloya yazın. Satırlara sayfa sayısı, tasarım şekli, metin yazımı, fotoğraf, hız çalışması, eğitim, yedekleme ve destek süresi gibi kalemleri koyun. Sütunlara ajansları yazın. Hangi hücre boş kalıyor hemen görünür. Boş hücreler soru demektir. O soruları ajansa yazılı sorun ve cevabı teklife ekletin. Sözlü sözler unutulur, yazılı madde kalır. Fiyatı aylık maliyete çevirin. Kurulum artı bir yıllık bakım toplamını 12ye bölün. Böylece ayda ne ödediğinizi görürsünüz. Çok ucuz teklifin riski, çok pahalı teklifin de gerekçesi sorgulanmalıdır. Pahalı ajans neyi farklı yapıyor, bunu somut anlatmalıdır. Daha hızlı mı, daha mı güvenli, ölçümü mü daha iyi, net cevap isteyin. Ödeme planını da karşılaştırın. Tamamı peşin isteyenle dengeli plan sunan arasında fark vardır. Sözleşmede fesih maddesi var mı bakın. İşler yolunda gitmezse nasıl ayrılacaksınız, o ana gelmeden yazılmalıdır. Aşağıdaki kısa liste, son karar öncesi işinizi kolaylaştırır.
- Sahiplik, teslim listesi, takvim ve destek maddeleri yazılı mı?
- Referansla telefon görüşmesi yaptınız mı ve siteleri mobilde açtınız mı?
- Ölçüm ve raporlama için hangi sayılar izlenecek, kim anlatacak?
Bu üç madde tamamsa kararınız daha sağlam olur. Son görüşmede her şeyi toparlayın ve maille teyit isteyin. Mail teyidi, iki tarafı da korur. Acele etmeyin ama işi de sürüncemede bırakmayın. İyi ajanslar genelde doludur, başlama tarihi için net gün alın. Başlama günü belli olunca içerik hazırlığına hemen başlayın. Fotoğraf, logo, fiyat ve hizmet listesini bir klasörde toplayın. Bu hazırlık proje süresini kısaltır.
SSS
Teklifler arasında büyük fiyat farkı varsa ne yapmalıyım?
Önce kapsamları eşitleyin. Sayfa sayısı, metin, fotoğraf, hız, eğitim ve destek kalemlerini yan yana yazın. Ucuz teklifte eksik olanları ek ücretle tamamlayınca fark genelde kapanır. Sonra ödeme planı, sahiplik ve destek sürelerini karşılaştırın. Hâlâ fark varsa pahalı tekliften farkın somut karşılığını isteyin. Net cevap veren ajansla ilerleyin.
Hazır tema mı yoksa özel tasarım mı seçmeliyim?
İşiniz standartsa iyi bir tema yeterli olabilir. Hızlı kurulur ve maliyeti düşüktür. Ama özel ürün, özel hizmet akışı veya güçlü marka dili gerekiyorsa özel tasarım daha iyi olur. Kararı fiyata göre değil, müşteri yoluna göre verin. Müşteri sizi nasıl buluyor ve nasıl arıyor, bunu kolaylaştıran yapıyı seçin. Tema seçilse bile hız ve mobil uyum test edilmelidir.
Ajansla sözleşmede mutlaka ne yazmalıdır?
Teslim listesi, takvim, ödeme planı, revizyon sayısı, sahiplik, yedekleme, destek süresi ve fesih maddesi yazmalıdır. Domain ve hostingin sizde olduğu açık olmalıdır. Lisansların kime ait olduğu belirtilmelidir. Ölçüm ve raporlamanın nasıl yapılacağı eklenmelidir. Sözlü sözler değil, yazılı maddeler geçerlidir. Kısa ve açık bir sözleşme, uzun ama belirsiz olandan iyidir.
Proje neden sarkar ve bunu nasıl önlerim?
Sarkmanın iki ana nedeni vardır: içerik gecikmesi ve onaysız bekleyen tasarımlar. Fotoğraf ve metinler zamanında gitmezse ajans bekler. Tasarım onayı gecikirse yazılım başlamaz. Bunu önlemek için içerik tarihi ve onay süresi yazın. Haftada bir kısa durum görüşmesi yapın. Tek muhatap belirleyin. Test bağlantısını telefonda hızlıca inceleyin. Küçük kararları bekletmeyin.
Yayın sonrası ilk ay neye dikkat etmeliyim?
Form, telefon tuşu, mesaj hattı ve harita bağlantısını her hafta deneyin. Gelen aramaları not edin ve hangi sayfadan geldiğini sorun. Gereksiz aramalar çoksa hizmet bölgesi ve fiyat aralığı yazılarını netleştirin. Hız ve yedekleme raporunu isteyin. Küçük düzeltmeleri biriktirip toplu iletin. İlk ayın verisi, sonraki iyileştirmelerin yolunu gösterir.
